Понятие «документ». Назначение и классификация документов

Понятие «документ». Назначение и классификация документов
Управленческие решения
реферат
15
2019
RUB 525
525р.

Нажмите, чтобы зарегистрироваться. Работа будет добавлена в личный кабинет.

Введение 3
Понятие «документ» 4
Назначение и классификация документов 7
Заключение 15
Список использованной литературы 16
Сегодня Российская Федерация стала частью мировой экономической системы, которая ликвидировала существовавшие барьеры, дав возможность российским предприятиям раскрыть свой потенциал. Для бесперебойной работы и успешного развития любой компании необходимо располагать как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей сфере деятельности. Данные, показатели, сведения, необходимые для описания того или иного процесса или явления, представляют собой информацию. Управленческий процесс в самом общем его проявлении сводится к поиску, хранению, передаче, обработке, использованию информации для выработки управленческого решения. Информация может носить как устный характер, так и быть зафиксированной на каком-либо носителе. Процесс фиксации информации получил название «документирование», которое осуществляется в четком соответствии с заранее определенными правилами.
Следовательно, документ – это зафиксированная на материальном носителе информация, сопровождаемая определёнными реквизитами, дающими возможность ее успешно и быстро идентифицировать . В зависимости от содержания информации применяют такие способы документирования, как запись звуков и изображений, фотографирование, звукозапись и так далее. Актуальность темы настоящего исследования определяется тем, что необходимо дать четкое определение понятию «документ», а также описать назначение и классификацию современных документов.
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности . Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.
Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Автором документа выступает физическое или юридическое лицо. Юридическая сила документа представляет собой свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления .
1) Андреева В.И. Правила регистрации документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2016. – №4. – С. 20-27.
2) Васильева, И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. – М.: Вузовский учебник, 2011.
3) Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. – М.: Юрайт, 2011.
4) Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. – СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2013.
5) Организация работы с документами /Под ред. В.А. Кудряева. – М.: Инфра-М, 2015.